Діагностування (і лікування) ваших проблем у спілкуванні
Бізнес

Діагностування (і лікування) ваших проблем у спілкуванні

За визначенням, творчий процес передбачає породження чогось із нічого. Це означає, що чітке спілкування про думки, ідеї та очікування служить опорою усього процесу. Це добре, ваша здатність до співпраці злітає Робиться погано, він хитається (разом із вашою творчістю).

У будь-який час, коли двоє або більше людей збираються для роботи над проектом, існує ризик непорозуміння. Це може статися в команді проектів або між фрілансером та клієнтом чи начальником та співробітником. Швидке діагностування та лікування проблем із спілкуванням може дозволити вам постійно доставляти або отримувати своєчасні, точні результати, які змушують всіх радуватись, а не розчаровуватися.

Щоб допомогти вам максимізувати свою ефективність та результативність для своїх проектних команд, ми описали три найпоширеніші проблеми спілкування та деякі рішення для уникнення або вирішення проблем.

Діагностування комунікаційного виклику

Іноді щось здається «відключеним» у вашій співпраці, але у вас виникають проблеми з визначенням того, що саме вас турбує. Перш ніж визначити виправлення, вам доведеться самостійно діагностувати свою ситуацію. Нижче наведено три найпоширеніші проблеми спілкування. Крім того, важливо зазначити, що у вас можуть бути різні проблеми з різними людьми, та / або в міру розвитку проекту, проблеми спілкування, з якими ви стикаєтесь з кимось, можуть змінитися.

Радіомовчання: Занадто мало спілкування, що викликає занепокоєння

Ваша проблема спілкування може потрапити в цей сегмент, якщо ви відчуваєте, що ваші початкові дискусії були поспішними. Ви не отримуєте оновлення стану досить часто. Ви часто турбуєтесь або цікавитесь проектом. Потенційні проблеми не з’являються, поки не пізно легко їх вирішити.

Постійні пінг: занадто багато спілкування, що призводить до роздратування

На протилежному кінці спектра надмірне спілкування також може призвести до стресу. Це відбувається, коли у вас є нескінченні наради для обговорення проекту, але фактичне виконання практично не відбувається. Це також може статися, коли ви опиняєтесь у безперервному потоці запитань, перебираєте недоречну інформацію та чуєте навіть про найдрібніші проблеми, – що ви навіть не відповідаєте за їх вирішення.

Від’єднання: Незв’язок, що створює розчарування

Іноді у вас правильна частота та кількість спілкування, але бракує взаєморозуміння. Можливо, ви думаєте, що знаєте, чого хочуть інші люди, але коли ви показуєте їм, над чим ви працювали, вони розчаровуються. Іншим разом ти думав, що відповів на чиєсь запитання, але вони все ще розгублені. Або ще гірше, ви обоє в кінцевому підсумку виконуєте однакову роботу або частини проекту відпадають, тому що ви думали, що вони думають одне, а вони думали, що ви думаєте щось інше.

4 комунікаційні рішення

Хоча комунікативні завдання різняться, основні кроки для їх вирішення залишаються незмінними. Щоб налаштувати себе на успіх у новому проекті або спробувати врятувати той, що відхиляється від курсу, спробуйте наступні стратегії:

1. Дійте швидко

Якщо вам неприємно спілкуватися, не чекайте, сподівайтеся на краще або ігноруйте це. Дійте. Говорити собі: “я розберуся з цим пізніше” – лише збільшує шанси невдоволення і нерозуміння очікувань. Локалізуйте проблему. Це може означати вирішення не продовжувати партнерство, оскільки серйозні розбіжності в спілкуванні спричинять неефективність та стрес. Або в розпалі проекту це може означати налаштування розмови, щоб пройти наступні кроки.

2. Уточнюйте результати

Надійний спосіб налаштувати обидві сторони на розгубленість і розчарування – це не знати, що ви хочете, коли ви цього хочете і як ви очікуєте, що це буде зроблено. Якщо ви не знаєте визначення поняття «готово», визначте його. Ви повинні дійти до такого рівня деталізації: «10 серпня у нас буде відкрита цільова сторінка для громадськості, яка включає відео засновників та форму реєстрації на розсилку».

3. Встановіть (або скиньте) очікування

Кожна людина має природний стиль спілкування, але для ефективної роботи в команді потрібно визначити, скільки спілкування має відбуватися, щоб усім було комфортно. Це може означати запит на щотижневі зустрічі щодо статусу або звіти про прогрес у певні віхи. Або це може виглядати як налаштування серії тригерів спілкування “Якщо, тоді”.

Наприклад: “Якщо ти будеш поза офісом тиждень, то дай мені звіт про стан за пару днів до від’їзду”. Або: “Якщо ви зіткнетеся з проблемою, яка призведе до затримки, повідомте мене якомога швидше”. Ви також можете попросити людей не спілкуватися з вами про певні речі. Наприклад: “Будь ласка, не надсилайте мені повідомлення про кожний опрацьований документ.” Або: “Будь ласка, не повідомляйте мені про проблеми, якщо це проблеми, які ви можете вирішити самі”.

4. Спробуйте інший метод

Деякі люди блискуче спілкуються по телефону, але перемішують все по електронній пошті. Інші чудово справляються зі схемами та ескізами, але ніколи не зрозуміють ваших письмових описів. Якщо ви сумніваєтеся, спробуйте інший формат: випишіть його, поговоріть, намалюйте ескізи, наведіть приклади або зробіть все, що зможете, щоб концепції у вашій голові перетворилися на щось, що може зрозуміти інша людина, і навпаки.

Якщо ви спробували всі вищезазначені стратегії, і жодна зі сторін не відчуває задоволення, можливо, час розлучитися, а не продовжувати відчувати розчарування одне в одному. Спілкування утворює клей професійного партнерства, тому без нього буде вкрай складно співпрацювати.

Вам також має сподобатись...